Cosa comunichi di te attraverso il tuo evento?

L’evento è una delle espressioni del tuo linguaggio non verbale, un modo particolare in cui ti relazioni che non può lasciar spazio a errori. 

No, questo non è un articolo di psicologia, ma orientato da esperienza e buonsenso. Lo stesso buonsenso che alle volte l’entusiasmo fa perdere quando si decide di organizzare un evento. L’entusiasmo non deve andare perso, ma deve essere anzi rinvigorito da una mediazione che renderà più felice sia te che i tuoi invitati.

Qui ti parlerò del linguaggio non verbale dell’evento, e degli effetti che ha sui tuoi ospiti. Attraverso le scelte di location, allestimenti, intrattenimento, mise en place e tutti i dettagli che vanno curati nella progettazione di un evento, lanceremo messaggi non verbali importanti, su di noi ma anche e soprattutto sull’importanza che diamo agli invitati.

Il linguaggio non verbale del tuo evento

“La comunicazione non verbale è un elaborato codice segreto che non è scritto da nessuna parte, non è conosciuto da nessuno

ed è compreso da tutti.”

(Edward Sapir)

Le attenzioni che decidi di dedicare ai tuoi ospiti durante il tuo evento, diranno moltissimo su quanto tieni a loro, molto di più di quanto tu possa lontanamente immaginare.

Iniziamo!

La location

Il “dove” assume una connotazione fondamentale nella grammatica del linguaggio del tuo evento. In quell’attimo stai selezionando con cura quale luogo possa mostrare la tua personalità sia a chi ti conosce già nel caso di un evento privato, che a chi ancora non ti conosce nel caso ed esempio di un meeting o convegno con nuovi clienti.

Questo “dove”, se ingaggi Simonetta Rota come tua event designer, potrebbe sorprenderti più di quanto ti aspetti.

Il mio obiettivo nella ricerca della location è quello di trovare l’inaspettato, come ad esempio quando mi venne commissionata da un’importante multinazionale IT una cena incentive per i suoi più importanti clienti, al centro di Roma, e scovai un palazzo nobiliare privato, sconosciuto, situato proprio dietro al Pantheon.

La creatività, non deve essere limitata dalle distanze.
Questo ho imparato ad esempio quando Plastifil, mi chiese di ideare un modo non solo per festeggiare gli 85 anni dell’azienda, ma anche di inserire l’iniziativa nel contesto di un momento di business che fosse significativo e impossibile da dimenticare, e io ho proposto di portarli in elicottero sul Monte Generoso, al centro di un’oasi naturalistica che si snoda sulla linea di confine svizzera.
Questo sarebbe stato impossibile se nel mio lavoro, oltre alla creatività, non avessi predisposto anche una strutturata serie di servizi per il trasporto degli ospiti.

Il mio consiglio dunque è: non rinunciare alla location dei tuoi sogni, ma affidati a un professionista, che sarà in grado di gestire a 360° tutti gli aspetti del tuo evento, compreso quello degli spostamenti dei tuoi ospiti.

Per soddisfare i desideri dei miei clienti, negli eventi che organizzo, ho scelto di valorizzare il tema “trasporti” e di renderlo un’esperienza per gli invitati, integrata il più possibile nell’evento.

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La Food Experience

Un evento, non è per definizione un giorno come un altro. In questo caso non puoi e non devi limitarti a “dare da mangiare” ai tuoi invitati. Il cibo in questo caso diventa un veicolo di informazioni su di te, sui tuoi gusti, ma anche e soprattutto sul rispetto dei gusti dei tuoi invitati (in particolare per quel che riguarda la salute, nel caso di patologie o intolleranze). Soprattutto in questo caso, devi avere il massimo del riguardo nei confronti dei tuoi invitati e diventa d’obbligo dunque dedicare tempo per investigare su particolari esigenze, intolleranze, allergie e secondariamente sondare le preferenze. Ti dico per esperienza che la scelta del food  è capace di compromettere la buona riuscita di un evento, quindi a esso bisogna riservare un’attenzione estrema. Il plusvalore, in questo senso, è dato come sempre dall’originalità.

L’ho tenuto ben presente, ad esempio, quando ho  trasformato lo showroom di un’azienda nel settore architettura e design come Archtailor in una sala conviviale e raffinata in cui si è svolta una cena di Natale indimenticabile. Oltre alla sorpresa del ritrovarsi in un luogo consueto e di riscoprirlo in una forma inedita, il convivio si è creato come sempre intorno al cibo, che è stato pensato e studiato attorno al tema con il massimo della soddisfazione degli invitati.

Il briefing con Chef, Maître, Barman, Camerieri e tutto il personale “esterno”, che comunque gravita intorno all’evento, è un punto fermo nel mio coordinamento generale. 

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La scelta dell’intrattenimento

Dando per assodato di aver stupito gli invitati con una location splendida e non scontata e di averli deliziati con cibo sopraffino, cos’altro può rendere un evento indimenticabile?

Lo svelo già nel titolo: la scelta dell’intrattenimento.

Questo è un tasto molto particolare, poiché si tratta di riuscire a suscitare sensazioni positive, ma sempre con tatto e delicatezza; per fare questo è indispensabile saper selezionare tempi e modi che rispettino le sensibilità di ciascuno, scegliendo intrattenitori e spettacoli che sappiano divertire e coinvolgere tutti i partecipanti, non solo alcuni!

Uno degli esempi di cui mi piace parlare, verte su qualcosa che ci accomuna tutti: lo stupore dell’arte e il coinvolgimento che scaturisce nella nostra mente dal dinamismo. Per questo motivo sono fiera di collaborare con artisti eclettici del calibro di Fabrizio Vendramin. Nelle sue performance, Fabrizio, riesce a creare da un insieme di segni e tratti, all’apparenza senza senso, il ritratto di un personaggio famoso o di un proprio caro, una volta capovolta la tela. Il tutto rigorosamente a ritmo di musica.

Personalmente parto dalla base degli obiettivi del cliente, costruendo l’animazione e l’intrattenimento di un evento, affidandomi ai migliori professionisti e artisti, anche di calibro internazionale.

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Questi sono solo alcuni degli aspetti di cui tengo conto nell’organizzazione di un evento, sia pubblico che privato. Potrei parlarti di moltissime altre cose, ma preferisco che sia tu stesso a curiosare nel mio sito e scoprire tutti i miei servizi, o se preferisci  contattami direttamente per parlare del tuo prossimo evento.

Ti va di parlarne? Contattami!